Freelance - Administration des Ventes, Gestion des Ressources Humaines, Assistanat de Direction et Contrôle de Gestion

Si j'étais une plante, une fleur

Posté à 16:08, 5/04/2008 dans Références

Anecdotes

Posté à 10:21, 19/03/2008 dans Références

Le pire était au début, puis la croissance a assoupli "les us et coutumes" ; ni papier, ni crayon, ni ordinateur (mais un téléphone basic) pendant 3 mois pour ma collègue, plus tard les fournitures sont arrivées puis plus tard moi. Mais tout document est confidentiel, aucune information ne doit filtrer, aucune allusion à untel (même pas à son humour), aucun nom à citer. Il n’y a pas de liste téléphonique du personnel, il n’y a pas de dénombrement, de catégorisation des salariés ou freelances : ils excitent, ils sont là-bas anonymes entre eux chez nos clients "inconnus" (jamais dans nos locaux ou sinon je les entraîne à raser les murs car le président voit rouge sur son bilan : Tout collaborateur non missionné est une perte de chiffre d’affaires). Mensonges par omission, discrétion assurée, filtrage inquisiteur des appels entrants, rétention d’informations à usage interne et externe… si quelqu’un, l’un ou l’autre des commerciaux nos 2 seuls collègues de bureau, 2 pièces plus loin (le service paie et le service comptable étant externalisés) pointe le bout de son nez sur mon computer… Windows+D, le petit chat lèche l’écran (screen bureau)… ensuite on dit que je ne fais rien !? Mon job, Moneypenny assistante du président d’une SAS qu’il construit jour après jour, conquérant sa clientèle en lui apportant des compétences débusquées.

Ce qui me plaît :

Organiser mon travail de la journée afin de rester disponible pour communiquer et échanger les connaissances, le savoir-faire, le savoir-être.

Ce qui me déplaît :

La phallocratie : non, un PowerPoint, ne sera jamais « sexy » !

La journée type d'un quotidien ordinaire

Posté à 07:13, 17/03/2008 dans Références

9h00 moins 1/4 h, début de la journée, j’arrive en avance pour le plaisir de commencer la journée dans le calme en dégustant un bon thé. Donc, 8h45 j’ouvre la porte du bureau fermée à clé, j’allume les lumières, mon ordinateur, la photocopieuse, je débranche le répondeur du standard (pas de messages), je passe saluer mon responsable et président de la SAS dans son bureau qui jouxte le mien (j’allume ses lumières aussi, il travaillait sur son portable dans le noir !), Je vérifie le fax (pas de réception), j’ouvre mon caisson fermé à clé. La vaisselle du matin, la cafetière jouxtant la bouilloire, je nettoie et prépare les deux. En attendant l’eau chaude, je consulte sous MS Outlook mon planning de tâches qui articulera ma journée :

• 10h00 - Arrivée d’un nouvel embauché

• Compte-rendu de réunion commerciale

• Facturation

• Contrôle de gestion

• 17h30 - Départ d’un salarié

Je prends connaissance de l’objet des mails arrivés (transfert, impression suivant, pas d’urgence à répondre immédiatement) ; l’eau est chaude, ma tasse est prête. J’ouvre le courrier déposé sur mon bureau par le gardien de l’immeuble, je le photocopie (au passage j’approvisionne la photocopieuse de feuilles), je l’enregistre sous excel pour la traçabilité des réponses (chrono courrier). Les copies sont sauvegardées dans un classeur chrono, je dépose les originaux dans un parapheur sur le bureau du président pour validation avant diffusion. Je prends au passage son agenda papier (photocopie, il y a des modifications) et une feuille où il a noté les encaissements par virement bancaire. J’ouvre le fichier Excel (balance AG), je fais le rapprochement des sommes versées avec les factures en attente de règlement, je regarde la synthèse des paiements attendus (pas de relance d’impayés aujourd’hui).

9h30, ma collègue arrive, je bois mon thé avec elle (elle me remercie pour le café prêt, ce qui me fait penser d’en proposer un au chef ... J’ouvre le fichier du dernier compte-rendu de réunion commerciale pour le modifier suivant les informations que j’ai noté la veille pendant 3 heures (sacrés bavards les ingénieurs d’affaires...

10h00, la bienvenue au nouvel embauché, ma collègue s’occupe de l’administratif paie/RH, je m’occupe de l’administratif ventes/comptabilité, nous l’abreuvons d’administratif à faire et ne pas oublier de faire pour le bon fonctionnement de l’entreprise (ses missions engendrent le chiffre d’affaires, son chiffre d’affaires permettra sa paie)… "et n’hésites pas à nous appeler pour toute question". Le président prend l’embauché sous le bras, direction un café, une mission chez un client ; on ne le reverra pas. Les commerciaux sont arrivés et passent prendre le café du bureau, les dernières nouvelles. J’ai fini le compte-rendu, impression, validation avant diffusion ; il rejoint le courrier du matin en instance sur le bureau du président. La réunion commerciale engendre des actions à mener, et rappelle les actions non menées : notamment remplir le suivi des affaires (visites et ventes) dans le logiciel interne. Je mets à jour les affaires en charge par le président, je liste par mail à chacun des commerciaux l(es) action(s) attendue(s) et non menée(s). Le président est de retour dans son bureau, je lui ouvre le parapheur pour obtenir son visa sur le courrier arrivé ; je trie les originaux pour lui (un contrat client à retourner signé, un CV), pour la RH (arrêt maladie, facture freelance), pour les commerciaux (un appel d’offre sur CD Rom), pour moi. Il y avait un chèque, j’enregistre, valide un courrier pour la banque et les fichiers Excel (balance AG, chrono courrier).

11h30, j’entame la facturation. La veille, j’ai saisi les éléments sous Excel, je refais un point sur les modifications intervenus : avec ma collègue sur la RH (l’arrêt maladie reçu ce jour -1 jour à facturer, la facture du freelance reçue ce jour +2 jours sur mes prévisions), avec les commerciaux (un contrat reçu ce jour signé par le client +1 facture). Le président me glisse une feuille sur le bureau : pour répondre à un appel d’offre, il a besoin (dès que je peux) d’éléments financiers sur le chiffre d’affaires suivant différents critères qu’il a listé.

12h00, joker à table ! Je descends (choix cornélien sandwich ou … ce sera traiteur chinois) ; je reprends ma place à mon bureau, pas à mon poste… ou presque. Ma collègue part se chercher la même chose, nous mangerons ensemble… Un commercial a lancé des impressions (appel d’offre du CD Rom) sur le photocopieur, il vient constater le bourrage papier ; devant sa bonne volonté nuisible à la machine et étant entre le dessert et le thé, je m’occupe de la maintenance (+2 allers-retours au lavabo pour les mains...

13h00, retour à mon poste... Je jongle avec les données de mes bases Excel dans des tableaux croisés dynamiques pour impression chiffrée de la répartition du chiffre d’affaires ; les reporting finissent dans le parapheur sur le bureau du président, parti déjeuner. Je migre les éléments de facturation de Excel vers Word sous forme de publipostage, j’obtiens des factures conformes, je les imprime. Mon téléphone sonne, bonne nouvelle, le chef de projet d’un client m’informe qu’il m’envoie par fax le PV de recette d’un livrable à facturer de suite ; Je reprends Excel, je reprends Word, j’imprime cette nouvelle facture. Le fax sonne, j’ouvre un nouveau parapheur, je mets en concordance la facture avec son compte-rendu d’activité collecté par la paie, ou son PV collecté par les commerciaux ou nos chefs de projet ; je revalide le fond, la forme avant de déposer le tout sur le bureau du président avec un tableau récapitulatif du chiffre d’affaires engendré, commissionnement des commerciaux attenant, à valider demain pour envoi à 16h30.

15h00 ou presque, j’entame le contrôle de gestion des ventes mises à jour avec la facturation que j’ai achevé. Une commerciale m’appelle à l’aide, elle doit mettre en forme sa proposition qui doit partir par le courrier à 16h30 et elle n’arrive pas à mettre la main sur une option de mise en forme sous Word ; je ne suis pas encore apte à la hot line, je me déplace sur son poste. A mon retour, ma collègue me passe un message « appeler le bowling de paris au sujet de l’organisation de notre première soirée trimestrielle » ; j’obtiens le rendez-vous pour ce jour à 18h. Je lance une macro Excel pour l’extraction des données permettant la gestion des ventes (budget, réalisé, CA, Impayés, marges, écarts). Un mail du comptable (société externalisée) rappelle au président (je suis en copie) de valider la TVA encaissée (c’était pour hier) ; le président arrivant de son rendez-vous clientèle, je l’informe du message et lui rappelle que mes vérifications à ce sujet sont concordantes et le détail est dans le parapheur. On sonne à l’accueil, le rendez-vous de 15h00 du président, c’est un de nos consultants pour son entretien d’évaluation annuelle (un imprévu pour moi ?!) ; le président me demande un état récapitulatif par mois depuis un an de son chiffre d’affaires et de la répartition de sa paie (jours travaillés et les différentes absences). Ma collègue sort les éléments de la paie, je vérifie leur adéquation avec les chiffres contenus dans mon compte d’exploitation par individu (pas besoin d’ajustement) ; je m’incruste discrètement dans le bureau du président et glisse les informations cachées dans une sous-chemise anonyme. La commerciale a fini de rédiger, imprimer sa proposition, elle se démène avec la relieuse… devant sa bonne volonté nuisible à la machine, ma collègue l’aide. Je lance l’impression des résultats de ma macro Excel permettant la gestion des ventes.

16h30 le courrier doit partir, à 16h00 le rendez-vous du président s’achevant, je lui ouvre le parapheur pour obtenir son visa sur le contrat client à retourner signé, suivent le compte-rendu de réunion (pas de modification), les tableaux de TVA (ok) ; je demande au passage de l’argent au président pour la proposition commerciale à envoyer en AR. Le président voit la commerciale prête à cacheter le paquet volumineux de la proposition, il demande à avoir une dernière lecture ; à 16h30 ma collègue est à La Poste pour faire partir tout le courrier. Je diffuse par e-mail le compte-rendu de réunion, confirme la TVA à la comptabilité, je classe le deuxième exemplaire du contrat envoyé dans son dossier client, j’enregistre sous Excel que le courrier reçu le _ a été suivi d’une proposition commerciale partie le _ (chrono courrier). Au fur et à mesure, je contrôle les impressions des résultats de ma macro Excel : budget, réalisé, CA, impayés, marges, écarts ; j’envoie un mail au chef de projet, copie au commercial pour leur donner une situation exacte du projet vendu joignant mon analyse et mes recommandations financières pour la suite ; je classerai plus tard (que les vendredis) l’impression et la copie de la dernière facture envoyée dans le dossier client (avec le contrat) consultable à tout moment par le commercial et le président.

17h30, un de nos consultants passe pour son solde de tout compte ; ma collègue a fait le point sur les documents à reprendre, ses absences non prises, ses notes de frais, moi sur sa facturation (impayés) et je récupère le pc portable de la société (à nettoyer un autre jour mais rapidement car le nouvel embauché en a besoin ;) ; les éléments sont remis au président qui reçoit le consultant. Fin de journée, j’ai un rendez-vous à honorer à 18h, avec le gérant d’un bowling et négocier notre budget évènementiel… je file ! Demain la suite...