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Qualité ADV : Encaissement de la Vente

Pour être invoquée une créance doit remplir 3 conditions :

  • être certaine : prouvée avec un contrat ou un bon de commande comportant les signatures de chacune des parties, ne comportant pas de clause emportant la nullité, mentionnant l'objet de la commande et le prix à payer ; avec par ailleurs, pour prouver que la fournisseur a rempli ses obligations contractuelles, un bon de livraison signé par les parties.
  • être liquide : le montant de la créance est évalué.
  • être exigible : le date de règlement de la créance est échue.
La réalité de la "dette" s'établit donc bien en amont, dès le début du processus de commande, afin d'anticiper tout litige de procédure.


Le recouvrement de créances peut être géré par l'entreprise en interne ou en externe (en faisant appel à un mandataire), ou faire l'objet d'un rachat de créances par une société d'affacturage. A chacune des phases de recouvrement correspond un statut comptable de la créance.


Dans le cas de l'entreprise, l'émission d'une facture entraine une écriture dans la balance comptable (partie débit) ; l'enregistrement de l'encaissement de la vente (partie crédit) permettra d'équilibrer la balance. Cet état comptable est une aide fondamentale pour contrôler la comptabilité en double partie et donc le bilan et le compte de résultat. Il suffit de pointer les comptes à contrôler avec le détail de ce compte (le grand-livre) pour pouvoir s'assurer que les écritures sont cohérentes. C'est aussi avec la balance qu'il est possible de contrôler la déclaration de TVA et s'assurer de son enregistrement.


Dans l'exemple donné ci-dessous, l'encaissement de la vente tient compte d'une comptabilité externalisée auprès d'un cabinet comptable, pour une PME au Chiffre d'Affaires annuel de 7 MEuros. Cette Charte de la qualité rédigée en 2007 retrace le processus depuis la copie des factures, le détail des règlements envoyés immédiatement pour enregistrement dans le grand-livre de compte CLIENT, le suivi du recouvrement effectué par l'Administration des Ventes, le contrôle de la cohérence des écritures lors de la déclaration mensuelle de la TVA, de la clôture de l'excercice comptable et de l'audit des comptes Clients.


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Posté à: 14:55, 15/04/2008 dans Charte Qualite
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Qualité ADV : Comptabilisation de la Vente

La facture est un élément comptable qui atteste de l'achat ou de la vente d'un produit ou d'un service ; elle implique à sa réception l'obligation de payer à échéance si le document respecte les causes du contrat de vente et comprend les mentions obligatoires fixées par les articles 289 II du Code général des impôts et 242 nonies A de l'annexe II au même code.

Dans le cadre d'une facturation de prestations (SSII), les Ressources Humaines (RH) pour établir la paie, collectent les informations (activité homme en €/jour), que  l'Administration des Ventes (ADV)  complète de ses données contractuelles dans une base Excel de facturation afin de lancer un publipostage qui imprime et sauvegarde les factures émises. La paie et la facturation comptabilisées incrémentent les données du Contrôle de Gestion (CDG).

La procédure ci-dessous est une illustration du processus mis en place pour une facturation automatique dans un cabinet conseil dont le Chiffre d'Affaires mensuel moyen en 2007 avoisinait les 600 KEuros HT. En gardant le principe fondateur des ERP / PGI décrits dans un billet précédent, une seule donnée entrée se propage à l'aide de formules et de fonctions avancées Excel dans les fichiers RH, ADV et CDG ; des garde-fous, audit de formules vérifient la cohérence des résultats dans les 3 bases. Ce transfert de données optimise la qualité des factures en supprimant les risques d'erreurs lors des resaisies ; le temps de traitement de la facturation se réduit aux étapes de vérification, impression et envoi.

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La facture émise est donc un élément important pour une entreprise dans la gestion de sa trésorerie. Pour optimiser les encaissements, elle respecte un planning de facturation qui tient compte des échéances de règlements ; certaines clauses contractuelles (exemple : "paiement à réception fin de mois", "60 jrs le 10 du mois suivant",... ) sous-tendent un allongement de 30 jrs du délai de paiement habituel pour toute facture émise ou réceptionnée avec 1 jour de retard.

A paraitre prochainement... l'Encaissement de la Vente

Posté à: 14:23, 7/04/2008 dans Charte Qualite
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Qualité ADV : Enregistrement de la Vente

Avant d'être signée, une vente est une offre ou une action commerciale  qui se décompose en plusieurs étapes ; le point fort lors de son déroulement étant le traitement des objections. Les techniques de ventes sont un exemple des connaissances tacites citées dans un précédent billet, qui se caractérisent par la faculté du vendeur de se mettre dans la peau de son client ou prospect (empathie) et par sa motivation personnel (ambition, dynamisme,... ).

Dans le cabinet d'audit SIRH pour lequel cette Charte de la qualité a été rédigée en 2007, un vocabulaire anglo-américain est utilisé pour identifier les différentes phases de la vente. Le processus est appelé Funnel (en français : entonnoir) symbolisant parfaitement le rétrécissement qui se produit entre l'intention des acheteurs et la signature effective avec l'un des vendeurs.

L'outil Excel de suivi des actions commerciales pour cette PME de 60 consultants porte d'ailleurs le nom de Funnel.

La vente signée permet à l'entreprise de lancer le processus d'encaissement d'argent, et de dynamiser sa rentabilité ; la première étape de ce processus est décrit ci-desous dans la procédure mise en place pour l'Administration des ventes SSII.

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Epurée des affaires commerciales non abouties, la nouvelle base de données permet à l'Administration des ventes de :
  • comptabiliser les ventes en lançant la facturation vers les clients,
  • analyser le chiffre d'affaires prévisionnel et le chiffre d'affaires comptabilisé et estimer la qualité de ses services ou produits,
  • avoir un aperçu prévisionnel sur la santé financière de l'entreprise et orienter sa politique de gestion.

à paraitre prochainement... la Comptabilisation de la Vente

Posté à: 17:23, 31/03/2008 dans Charte Qualite
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Qualité : Gestion des Connaissances

La gestion des connaissances (en anglais Knowledge Management) distingue deux grands types de connaissances, conformément aux apports de la psychologie cognitive  :
  • Les connaissances tacites qui sont les connaissances appartenant au monde des objets mentaux. Elles regroupent les compétences innées ou acquises, le savoir-faire et l'expérience de l'individu. Elles sont généralement difficiles à « formaliser » par opposition aux connaissances explicites.
  • Les connaissances explicites sont clairement articulées au niveau d'un document écrit ou d'un système informatique. Elles sont transférables physiquement, car elles apparaissent sous une forme tangible : papier, e-mail, site web. Elles sont alors plus « collectivisables » que les connaissances tacites qui restent plus individuelles.
L'exploitation des connaissances passe par cinq opérations : identification - création - stockage - partage - utilisation ; voici deux procédures rédigées en 2007 explicitant les moyens mis en oeuvre pour la sauvegarde de l'information factuelle d'une entreprise de 60 consultants.
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Tout document est enregistré dans un seul outil afin de permettre à une personne de pouvoir accèder à une connaissance qui lui est étrangère, de répondre ainsi aux questions qu'elle se pose ou qu'on lui pose sur le contenu du document, sa validité, son traitement ou son stockage.

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Les objectifs de la gestion des connaissances sont de :
  • optimiser l'exploitation des savoirs de l'entreprise,
  • formaliser et échanger des savoirs spécifiques à l'organisation résultant de l'expérience,
  • fournir les informations utiles au moment opportun sans que l'on ait besoin de lancer des recherches longues et fastidieuses,
  • capitaliser les informations de manière organisée, afin de les pérenniser.

Posté à: 11:52, 27/03/2008 dans Charte Qualite
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Charte qualité : Sommaire

Le président d'une PME dont les services Paie et Comptapilité sont externalisés avait pour objectif premier de connaitre le processus de travail de ses équipes internes : Commerciaux, Administration des ventes, Ressources Humaines, Administration de la Direction.

Voici les canevas qui m'ont permis en 2007 de définir la trame de la procédure à rédiger pour ce Cabinet conseil en SIRH, créé il y a 5 ans, comptant actuellement 60 consultants et 6 administratifs.

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L'entreprise répondant à des impératifs cycliques qui polarisent ses équipes, j'ai établi les diagnostics calendaires pour cette PME :

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Quand la procédure devient charte de qualité : la forme
La procédure ne doit pas être qu'un compte-rendu du savoir-faire laissé sur une étagère. Elle est la référence, le recours pour tout intervenant étranger à l'entreprise ou à un service de l'entreprise qui désire trouver ce qu'il cherche. La mise en page de la Charte de qualité a donc été structurée pour satisfaire à la fois une lecture rapide et une lecture approfondie.

En première page est résumé pour l'intervenant étranger au service :
  • les points clés qui articulent le processus
  • son calendrier
  • les outils nécessaires à son application
  • les interlocuteurs à consulter
  • le lieu de sauvegarde des documents produits
Les pages qui suivent cette première page d'introduction sont les détails nécessaires à tout nouvel embauché dans le service pour aborder sereinement les processus à suivre, sa bible d'apprentissage.

Posté à: 14:40, 25/03/2008 dans Charte Qualite
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Portrait

Assistante volante, ce n'est pas un rêve de petite fille, mais résolument le projet innovant. Est-ce si loin de mes aspirations d'enfant ?



Quel emploi je cherche actuellement ?

Sur 15 ans d’expériences professionnelles, mes 10 dernières années ont été dans le milieu des SSII (8 ans dans la même société et les 2 suivantes dans sa petite sœur – le président étant un ancien électron de la première), je veux apprendre d’autres choses : dans d’autres structures, d’autres secteurs, avec d’autres façons de faire et d’autres cultures d’entreprise. Je cherche donc des missions d’intérim, CDD, en assistanat de direction, administration des ventes, contrôle de gestion, ressources humaines pendant une durée de 2 à 3 ans. Au terme de ce délai ("d’études"), je stabiliserai ma carrière, mes orientations pour m’investir dans une société jusqu’à ma retraite...

Quel(s) métier(s) je rêvais de faire quand j'étais petite ?

Je rêvais d’être Infirmière : "être aux petits soins pour les autres"… j’avais été fortement influencée par le manga "Candy", faute d’être née trop tôt j’avais abandonné précédemment le métier de pirate de l’espace, me crever un œil et porter une cicatrice (Albator)... Quand l’orientation de carrière a dû être précisée à la fin du collège, j’ai été plus réaliste : quand les gens hurlent, ils ont vraiment mal…

Ce rêve a-t-il changé depuis ?

Oui sur sa forme et heureusement, mon empathie pour autrui aurait paralysé mon jugement, mes actions, ou "pire" se serait soignée avec la pratique.
Non sur le fond, je veux toujours être "aux services des autres" : attentive, préventive, consciencieuse, disponible et pour pouvoir le rester être très organisée. Je suis en constante réception cognitive et sensorielle pour échanger avec autrui.

Un hobby, une passion, un passe-temps que je fantasmerais de passer en activité pro ?

Ma passion est mon jardin secret, je ne souhaite pas le voir exposer autre part que dans le cercle fermé de mes proches. Pour me détendre l’esprit, j’aime écrire : jongler avec les mots, les situations imaginaires ou l’effet papillon sur un évènement réel…

Quel(s) aspect(s) de mon rêve je souhaiterais réaliser dans ma prochaine activité ?

Je souhaite donc rester aux services des autres et voyager. Idéalement, mon poste serait assistante volante dans un grand groupe français voir international (en repassant par la case VAE d’anglais + cours). J’ai découvert ce concept dans une annonce il y a quelques années, il s’agit de remplacer les autres sédentaires parties en congés/maternité/maladie ou former les nouvelles embauchées. Je pourrais ainsi travailler la semaine et faire du tourisme le week-end avec l’aide des autochtones...

Posté à: 15:38, 21/03/2008 dans Charte Qualite
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