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Qualité ADV : Encaissement de la Vente

Pour être invoquée une créance doit remplir 3 conditions :

  • être certaine : prouvée avec un contrat ou un bon de commande comportant les signatures de chacune des parties, ne comportant pas de clause emportant la nullité, mentionnant l'objet de la commande et le prix à payer ; avec par ailleurs, pour prouver que la fournisseur a rempli ses obligations contractuelles, un bon de livraison signé par les parties.
  • être liquide : le montant de la créance est évalué.
  • être exigible : le date de règlement de la créance est échue.
La réalité de la "dette" s'établit donc bien en amont, dès le début du processus de commande, afin d'anticiper tout litige de procédure.


Le recouvrement de créances peut être géré par l'entreprise en interne ou en externe (en faisant appel à un mandataire), ou faire l'objet d'un rachat de créances par une société d'affacturage. A chacune des phases de recouvrement correspond un statut comptable de la créance.


Dans le cas de l'entreprise, l'émission d'une facture entraine une écriture dans la balance comptable (partie débit) ; l'enregistrement de l'encaissement de la vente (partie crédit) permettra d'équilibrer la balance. Cet état comptable est une aide fondamentale pour contrôler la comptabilité en double partie et donc le bilan et le compte de résultat. Il suffit de pointer les comptes à contrôler avec le détail de ce compte (le grand-livre) pour pouvoir s'assurer que les écritures sont cohérentes. C'est aussi avec la balance qu'il est possible de contrôler la déclaration de TVA et s'assurer de son enregistrement.


Dans l'exemple donné ci-dessous, l'encaissement de la vente tient compte d'une comptabilité externalisée auprès d'un cabinet comptable, pour une PME au Chiffre d'Affaires annuel de 7 MEuros. Cette Charte de la qualité rédigée en 2007 retrace le processus depuis la copie des factures, le détail des règlements envoyés immédiatement pour enregistrement dans le grand-livre de compte CLIENT, le suivi du recouvrement effectué par l'Administration des Ventes, le contrôle de la cohérence des écritures lors de la déclaration mensuelle de la TVA, de la clôture de l'excercice comptable et de l'audit des comptes Clients.


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Posté à: 14:55, 15/04/2008 dans Charte Qualite

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