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Qualité ADV : Comptabilisation de la Vente

La facture est un élément comptable qui atteste de l'achat ou de la vente d'un produit ou d'un service ; elle implique à sa réception l'obligation de payer à échéance si le document respecte les causes du contrat de vente et comprend les mentions obligatoires fixées par les articles 289 II du Code général des impôts et 242 nonies A de l'annexe II au même code.

Dans le cadre d'une facturation de prestations (SSII), les Ressources Humaines (RH) pour établir la paie, collectent les informations (activité homme en €/jour), que  l'Administration des Ventes (ADV)  complète de ses données contractuelles dans une base Excel de facturation afin de lancer un publipostage qui imprime et sauvegarde les factures émises. La paie et la facturation comptabilisées incrémentent les données du Contrôle de Gestion (CDG).

La procédure ci-dessous est une illustration du processus mis en place pour une facturation automatique dans un cabinet conseil dont le Chiffre d'Affaires mensuel moyen en 2007 avoisinait les 600 KEuros HT. En gardant le principe fondateur des ERP / PGI décrits dans un billet précédent, une seule donnée entrée se propage à l'aide de formules et de fonctions avancées Excel dans les fichiers RH, ADV et CDG ; des garde-fous, audit de formules vérifient la cohérence des résultats dans les 3 bases. Ce transfert de données optimise la qualité des factures en supprimant les risques d'erreurs lors des resaisies ; le temps de traitement de la facturation se réduit aux étapes de vérification, impression et envoi.

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La facture émise est donc un élément important pour une entreprise dans la gestion de sa trésorerie. Pour optimiser les encaissements, elle respecte un planning de facturation qui tient compte des échéances de règlements ; certaines clauses contractuelles (exemple : "paiement à réception fin de mois", "60 jrs le 10 du mois suivant",... ) sous-tendent un allongement de 30 jrs du délai de paiement habituel pour toute facture émise ou réceptionnée avec 1 jour de retard.

A paraitre prochainement... l'Encaissement de la Vente

Posté à: 14:23, 7/04/2008 dans Charte Qualite

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